Hva er ePhorte?
ePhorte er skolens elektroniske sak- og arkivsystem som blant annet brukes til følgende:
- Mottak av post - Hvis du er opprettet som bruker i ePhorte, vil du motta viktig brev og notater i systemet. ePhorte vil dermed fungere som en postkasse for viktig post.
- Skrive brev og notater - Du vil også selv kunne opprette brev og notater i ePhorte. Interne notater kan sendes gjennom ePhorte. Utgående brev kan sendes som e-post direkte fra systemet, eller kan du selvfølgelig også skrive dem ut og sende dem i posten.
- Elektronisk godkjenning - Du kan godkjenne dokumenter i systemet, og de fleste dokumenter trenger heller ikke en fysisk signatur før de sendes ut.
- Lese dokumenter - Alle som har tilgang til ePhorte kan i utgangspunktet også lese alle viktige brev og dokumenter som er sendt fra og til KHiO, og også interne notater. Enkelte dokumenter og personopplysninger er selvfølgelig unntatt offentlighet og kan ikke leses av alle.
- Rapporter og oversikter - ePhorte gir fullstendig oversikt over dokumentflyten som skjer gjennom systemet, og er derfor et viktig redskap for administrasjonen. Det viser status for alle dokumenter og saker, og gjør det mulig å sette seg inn i hendelsesforløpet i en sak.
|
Brukere
Alle ansatte ved skolen kan bli opprettet som brukere av ePhorte, men det er først og fremst administrativt ansatte i tillegg i rektor og dekaner som har behov for å jobbe i systemet. Det kan imidlertid bli aktuelt senere å inkludere flere faglige ansatte som brukere av systemet.
|
Hensikten
Oppfylle de krav som stilles til dokumentbehandling i offentlige organisasjoner
Rask gjenfinning av dokumenter
Effektiv gjenbruk av dokumenter
Bedre sikring av dokumenter i forhold til tap, innsyn og autentisitet
Mulighet for videreutvikling og integrasjon med andre administrative systemer, og til å innføre elektroniske verktøy tilpasset organisasjonen
|
